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Einfach, digital und gut vorbereitet wechseln
Du möchtest deinen Steuerberater wechseln, bist dir aber unsicher, wie die Kündigung, die Datenübertragung und die laufende Bearbeitung organisiert werden? Ein Kanzleiwechsel ist grundsätzlich möglich. Entscheidend ist jedoch, dass du den bestehenden Vertrag prüfst und die Übergabe so planst, dass keine Fristen, Buchungsmonate oder Meldungen verloren gehen.
Das Wichtigste vorab: Ein Steuerberaterwechsel muss weder kompliziert noch auf einen Jahreswechsel beschränkt sein. Prüfe vor der Kündigung jedoch den Mandatsvertrag, offene Leistungen und Gebühren. Beauftrage möglichst zuerst die neue Kanzlei und stimme anschließend die Übergabe der Unterlagen und Zuständigkeiten ab.
In diesem Beitrag erfährst du, welche Gründe für einen Wechsel sprechen können, welche Kündigungsregeln zu beachten sind und wie du die Mandatsübernahme in der Praxis vorbereitest.
Ob ein Wechsel sinnvoll ist, hängt nicht allein davon ab, ob einzelne Rückfragen verspätet beantwortet wurden. Maßgeblich ist, ob die Zusammenarbeit dauerhaft zu deinem Unternehmen, deinen Abläufen und deinem Beratungsbedarf passt.
Nicht jede Steuerkanzlei ist auf jede Branche spezialisiert. Gerade im E-Commerce entstehen Fragestellungen, die über eine klassische Finanzbuchhaltung hinausgehen.
Dazu gehören beispielsweise:
Wenn die Kanzlei diese Abläufe nicht nachvollziehen kann, besteht das Risiko, dass Umsätze falsch zugeordnet, Daten unvollständig verarbeitet oder umsatzsteuerliche Pflichten zu spät erkannt werden.
Weitere Informationen zu diesem Schwerpunkt findest du auf unserer Seite zur Steuerberatung für E-Commerce-Unternehmen.
Eine funktionierende Zusammenarbeit benötigt klare Ansprechpartner, verlässliche Rückmeldungen und nachvollziehbare Zuständigkeiten. Dabei ist nicht jede verzögerte Antwort automatisch ein Wechselgrund.
Problematisch wird es insbesondere, wenn:
Die Vergütung steuerlicher Leistungen richtet sich grundsätzlich nach den gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen. Trotzdem sollte die Kanzlei erläutern können, welche Leistungen regelmäßig anfallen, welche Tätigkeiten zusätzlich berechnet werden und wodurch sich eine Rechnung erhöht hat.
Vor einem Wechsel lohnt es sich, unklare Rechnungen zunächst konkret anzusprechen. Bleiben die Abrechnung und der Leistungsumfang dauerhaft intransparent, kann dies die notwendige Vertrauensbasis beeinträchtigen.
Eine Steuerkanzlei kann nicht jede unternehmerische Entscheidung ungefragt erkennen. Sie sollte jedoch auf Risiken und Handlungsbedarf hinweisen, wenn diese aus den vorliegenden Unterlagen oder regelmäßigen Auswertungen erkennbar werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
Einen Überblick über unsere steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten findest du unter Leistungen von FORTAX.
Eine pauschale Antwort für jedes Mandatsverhältnis ist nicht möglich. Zunächst ist zu prüfen, welche Regelungen im Mandats- oder Steuerberatungsvertrag vereinbart wurden.
Bei unbefristeten Dienstverhältnissen können sich Kündigungsfristen insbesondere aus dem Vertrag oder aus den gesetzlichen Regelungen der §§ 620 und 621 BGB ergeben. Bei Diensten höherer Art, die aufgrund besonderen Vertrauens übertragen werden, kann unter den Voraussetzungen des § 627 BGB auch eine Kündigung ohne die reguläre Frist möglich sein.
Ob § 627 BGB im konkreten Vertragsverhältnis anwendbar ist und ob vertragliche Regelungen wirksam sind, hängt vom Einzelfall ab. Verlasse dich daher nicht allein auf die häufig verwendete Aussage, ein Steuerberater könne immer ohne jede Frist gekündigt werden.
Bei einem wichtigen Grund kann zudem eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB in Betracht kommen. Auch hierfür gelten jedoch konkrete rechtliche Voraussetzungen.
Praktischer Hinweis: Prüfe vor der Kündigung den Mandatsvertrag, die Vergütungsvereinbarung und mögliche Zusatzvereinbarungen. Bei rechtlichen Unsicherheiten sollte der konkrete Vertrag geprüft werden.
Ein gut organisierter Wechsel erfolgt üblicherweise in mehreren Schritten.
Die neue Kanzlei kann anschließend mit deiner Zustimmung Kontakt zur bisherigen Kanzlei aufnehmen und die Übergabe der benötigten Daten und Unterlagen koordinieren.
Wie eine weitgehend digitale Zusammenarbeit ausgestaltet werden kann, zeigen wir auf unserer Seite zur digitalen Steuerberatung.
Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt von der Rechtsform, dem Leistungsumfang und dem Bearbeitungsstand ab.
Typischerweise benötigt die neue Kanzlei unter anderem:
Viele Daten können direkt zwischen den Kanzleien übertragen werden. Trotzdem solltest du nicht davon ausgehen, dass sämtliche Informationen automatisch vollständig vorliegen. Verträge, Plattformzugänge und unternehmensinterne Erläuterungen müssen häufig direkt durch das Unternehmen bereitgestellt werden.
Nach § 66 Steuerberatungsgesetz sind Dokumente, die der Steuerberater vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, auf Verlangen grundsätzlich herauszugeben. Davon ausgenommen sind insbesondere interne Arbeitspapiere sowie bestimmte Unterlagen, die der Mandant bereits erhalten hat.
Der bisherige Steuerberater kann die Herausgabe grundsätzlich verweigern, solange offene Gebühren und Auslagen nicht beglichen wurden. Dieses Zurückbehaltungsrecht gilt jedoch nicht, soweit das Zurückhalten im konkreten Fall unangemessen wäre.
Aus diesem Grund sollten offene Rechnungen und strittige Gebühren möglichst frühzeitig geklärt werden. Andernfalls kann sich die Übergabe verzögern.
Eine allgemeingültige Aussage, der Wechsel sei immer kostenfrei, wäre nicht zutreffend.
Kosten können insbesondere entstehen für:
Ob eine Kanzlei den organisatorischen Übernahmeaufwand gesondert abrechnet, hängt von der jeweiligen Vereinbarung ab. Kläre daher vor Mandatsbeginn, welche Einrichtungskosten entstehen und welche Leistungen im Angebot enthalten sind.
Ein häufiger Fehler beim Kanzleiwechsel ist eine unklare Abgrenzung der Bearbeitungszeiträume. Es muss eindeutig feststehen, welche Kanzlei welche Meldung und welchen Buchungsmonat bearbeitet.
Folgende Fragen sollten schriftlich beantwortet werden:
Bei Lohnabrechnungen sollte der Wechsel möglichst vor dem nächsten Abrechnungslauf vollständig vorbereitet sein. Fehlende Stammdaten, Krankenkassenmeldungen oder Vortragswerte können sonst zu falschen Abrechnungen führen.
Im Partnernetzwerk unterstützt die FiloSalaire GmbH bei digitaler Finanzbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Bei einem Onlinehändler besteht die Buchhaltung häufig nicht nur aus Bank, Ausgangsrechnungen und Eingangsbelegen. Die neue Kanzlei muss verstehen, wie die Daten aus Marktplätzen, Shops, Zahlungsanbietern und Warenwirtschaftssystemen zusammengeführt werden.
Vor der Übergabe sollte geklärt werden:
Informationen zu unterstützten Systemen und digitalen Datenwegen findest du unter Schnittstellen und Anbindungen.
Verkaufst du grenzüberschreitend an Privatkunden in der EU, können außerdem Meldungen über das One-Stop-Shop-Verfahren erforderlich sein.
Ausgangssituation: Ein Onlinehändler verkauft über Amazon und einen eigenen Shopify-Shop. Waren werden in Deutschland und Polen gelagert. Die bisherige Kanzlei erstellt die deutsche Buchhaltung, verarbeitet die Marktplatzdaten jedoch nur anhand monatlicher Auszahlungsbeträge.
Fachliches Problem: Auszahlungen entsprechen nicht automatisch den steuerpflichtigen Umsätzen. Gebühren, Erstattungen, Rückbehalte und grenzüberschreitende Transaktionen werden in den Auszahlungsbeträgen miteinander verrechnet. Zusätzlich bestehen umsatzsteuerliche Erklärungspflichten in mehreren Staaten.
Mögliche Folgen: Ohne vollständige Transaktionsdaten können Umsätze falsch periodisiert, Gebühren unvollständig erfasst und ausländische Erklärungspflichten übersehen werden.
Empfohlene Vorgehensweise: Vor der Kündigung wird zunächst geprüft, welche Datenquellen und Registrierungen bestehen. Die neue Kanzlei legt einen eindeutigen Übergabemonat fest, richtet die benötigten Schnittstellen ein und stimmt mit der bisherigen Kanzlei ab, welche Umsatzsteuererklärungen bereits erstellt wurden.
Dieses Beispiel ist vereinfacht und beschreibt keinen konkreten Mandantenfall.
Nicht jede Kanzlei kann ein Mandat kurzfristig übernehmen. Besonders bei komplexen E-Commerce-Strukturen ist häufig eine Vorprüfung erforderlich.
Besser: Kläre zuerst die Aufnahme bei der neuen Kanzlei und vereinbare einen realistischen Starttermin.
Ohne eindeutigen Stichtag besteht das Risiko, dass Meldungen doppelt oder gar nicht abgegeben werden.
Besser: Dokumentiere für jede wiederkehrende Leistung, wer den letzten und wer den ersten Zeitraum bearbeitet.
Offene Gebühren können die Herausgabe von Dokumenten und damit die Übergabe verzögern.
Besser: Fordere eine aktuelle Übersicht der offenen Rechnungen an und kläre strittige Positionen frühzeitig.
Für viele Unternehmen liegen wichtige Informationen außerhalb des Kanzleisystems, etwa in Verträgen, Shopsystemen, Personalakten oder Zahlungsplattformen.
Besser: Erstelle eine vollständige Übersicht aller Systeme, Vollmachten, Verträge und Registrierungen.
Eine neue Kanzlei benötigt Zeit, um Daten zu prüfen und offene Sachverhalte zu verstehen.
Besser: Beginne die Planung möglichst mehrere Wochen vor wichtigen Voranmeldungen, Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen.
Einen für alle Unternehmen idealen Zeitpunkt gibt es nicht.
Ein Wechsel zum Jahres- oder Monatswechsel kann organisatorisch einfacher sein, weil Bearbeitungszeiträume klarer abgegrenzt werden können. Ein unterjähriger Wechsel ist jedoch ebenfalls möglich.
Bei akuten fachlichen Problemen, erheblichen Kommunikationsstörungen oder drohenden Fristversäumnissen sollte der Wechsel nicht allein aus organisatorischen Gründen bis zum Jahresende aufgeschoben werden.
Besonders sorgfältig sollte geplant werden, wenn:
Bei prüfungspflichtigen oder konzernverbundenen Unternehmen sollte der Steuerberaterwechsel zusätzlich mit dem Zeitplan der Wirtschaftsprüfung abgestimmt werden.
Es sollte frühzeitig geklärt werden, welche Kanzlei die Abschlussunterlagen erstellt, wer Rückfragen des Abschlussprüfers beantwortet und welche Datenräume oder Systemzugriffe benötigt werden.
Im Netzwerk steht hierfür die S & C Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für Jahres- und Konzernabschlussprüfungen sowie prüfungsnahe und betriebswirtschaftliche Fragestellungen zur Verfügung.
Mit dieser Checkliste kannst du die wichtigsten Punkte vor der Kündigung klären:
Entscheidend ist nicht allein die Größe oder der Standort der Kanzlei. Prüfe vielmehr, ob die Arbeitsweise und die fachliche Ausrichtung zu deinem Unternehmen passen.
Geeignete Auswahlkriterien sind:
Mehr über unsere Kanzlei und die verantwortlichen Ansprechpartner erfährst du auf der Seite Über FORTAX.
Unternehmerische Fragestellungen lassen sich nicht immer allein aus steuerlicher Sicht beantworten. Je nach Situation können zusätzlich rechtliche, technische, buchhalterische oder prüfungsbezogene Kompetenzen erforderlich sein.
Ein Steuerberaterwechsel ist vor allem eine organisatorische Aufgabe. Je besser offene Leistungen, Datenquellen und Zuständigkeiten vorab dokumentiert sind, desto geringer ist das Risiko von Verzögerungen und ungeklärten Fristen.
FORTAX ist auf digitale Geschäftsmodelle, E-Commerce und Onlinehandel spezialisiert. Vor einer Mandatsübernahme prüfen wir gemeinsam mit dir, welche Leistungen übernommen werden sollen, welche Systeme im Einsatz sind und welche offenen Aufgaben berücksichtigt werden müssen.
Wir besprechen mit dir den aktuellen Bearbeitungsstand und klären, wie die Mandatsübernahme strukturiert vorbereitet werden kann.