Menu
Du hast auf einer Hotelrechnung, einer Messegebühr oder einer betrieblichen Anschaffung im Ausland Umsatzsteuer bezahlt? Diese Steuer kannst du nicht einfach in deiner deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer abziehen.
Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich die ausländische Umsatzsteuer jedoch über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern. Entscheidend sind unter anderem das jeweilige Land, die Art der Ausgabe, die Rechnung und die Frage, ob dein Unternehmen im betreffenden Staat selbst umsatzsteuerlich registriert sein müsste.
Das Wichtigste vorab:
Deutsche Unternehmen beantragen die Erstattung von Umsatzsteuer aus anderen EU-Mitgliedstaaten grundsätzlich elektronisch über das BZStOnline-Portal. Für Aufwendungen aus dem Jahr 2025 endet die reguläre Antragsfrist am 30. September 2026. Die Frist sollte nicht bis zum letzten Tag ausgeschöpft werden.
Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht es Unternehmen, ausländische Umsatzsteuer auf betriebliche Eingangsleistungen zurückzufordern.
Typische Fälle sind beispielsweise:
Das Verfahren wird insbesondere dann genutzt, wenn ein Unternehmen im Erstattungsstaat nicht ansässig ist und dort grundsätzlich keine Umsätze ausführt, die eine eigene Umsatzsteuerregistrierung erforderlich machen.
Für Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union besteht ein elektronisches Erstattungsverfahren. Der Antrag wird nicht unmittelbar bei jeder einzelnen ausländischen Finanzbehörde eingereicht. Ein deutsches Unternehmen übermittelt den Antrag vielmehr über das deutsche elektronische Portal. Von dort wird er an den jeweiligen Erstattungsstaat weitergeleitet.
Die unionsrechtlichen Grundlagen ergeben sich insbesondere aus der Richtlinie 2008/9/EG zum Vorsteuervergütungsverfahren. Einen allgemeinen Überblick über grenzüberschreitende Umsatzsteuererstattungen bietet außerdem die Europäische Kommission.
Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen kann das Vorsteuervergütungsverfahren regelmäßig nutzen, wenn es:
Bestimmte Umsätze schließen das Verfahren nicht zwangsläufig aus. Dazu können beispielsweise Leistungen gehören, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren schuldet.
Ob das Vergütungsverfahren anwendbar ist, sollte deshalb nicht allein danach beurteilt werden, ob das Unternehmen im Ausland Umsätze erzielt hat. Entscheidend ist, welche Art von Umsätzen vorliegt und wer die Umsatzsteuer schuldet.
Das Vorsteuervergütungsverfahren ersetzt keine notwendige Umsatzsteuerregistrierung im Ausland.
Eine ausländische Registrierung kann zum Beispiel erforderlich werden, wenn dein Unternehmen:
Das ist besonders für Amazon-FBA-Händler, Marktplatzhändler und andere E-Commerce-Unternehmen relevant. Werden Waren beispielsweise in einem ausländischen Fulfillment-Lager eingelagert, muss geprüft werden, ob dort umsatzsteuerliche Registrierungs- und Erklärungspflichten entstehen.
Weitere Informationen zu den steuerlichen Besonderheiten von Onlineshops, Amazon FBA, Shopify und grenzüberschreitenden Warenbewegungen findest du auf unserer Seite zur Steuerberatung für E-Commerce-Unternehmen.
In diesem Fall werden die im betreffenden Staat entstandenen Vorsteuerbeträge häufig nicht über das Vorsteuervergütungsverfahren, sondern über die dortige Umsatzsteuererklärung geltend gemacht.
Der Antrag für Umsatzsteuer aus einem anderen EU-Mitgliedstaat muss grundsätzlich bis zum 30. September des Folgejahres eingereicht werden.
Der Antrag gilt nur dann als wirksam eingereicht, wenn die erforderlichen Angaben vollständig übermittelt wurden. Eine unvollständige Vorbereitung kurz vor Ablauf der Frist kann deshalb zum Verlust des Erstattungsanspruchs führen.
Die Frist sollte als Ausschlussfrist behandelt werden. Eine allgemeine Fristverlängerung, wie sie bei bestimmten deutschen Steuererklärungen möglich sein kann, ist für das Vorsteuervergütungsverfahren nicht vorgesehen.
Unternehmen sollten ihre ausländischen Rechnungen daher nicht erst im Rahmen des Jahresabschlusses prüfen. Sinnvoll ist eine laufende Erfassung, beispielsweise monatlich oder quartalsweise.
Deutsche Unternehmen reichen den Antrag für Umsatzsteuer aus anderen EU-Mitgliedstaaten elektronisch über das BZStOnline-Portal ein.
Die offizielle Verfahrensbeschreibung und der Zugang zu den entsprechenden Onlineformularen sind über das BZStOnline-Portal erreichbar.
Der Ablauf lässt sich vereinfacht in fünf Schritte unterteilen:
Die Rechnungen sollten nach Ländern getrennt gesammelt werden. Ein gemeinsamer Antrag für mehrere Erstattungsstaaten ist nicht möglich.
Nicht jede im Ausland ausgewiesene Umsatzsteuer ist automatisch erstattungsfähig. Maßgeblich sind insbesondere die Vorschriften des jeweiligen Erstattungsstaates.
Zu prüfen sind insbesondere:
Der Antrag wird über das deutsche Portal eingereicht und anschließend an die zuständige Behörde des Erstattungsstaates weitergeleitet.
Die ausländische Behörde kann zusätzliche Informationen, Rechnungen oder Erläuterungen anfordern. Solche Rückfragen sollten innerhalb der gesetzten Frist vollständig beantwortet werden.
Im EU-Verfahren müssen nicht generell sämtliche Rechnungen im Original postalisch eingereicht werden.
Ob und ab welchem Rechnungsbetrag elektronische Rechnungskopien erforderlich sind, richtet sich nach den Vorgaben des jeweiligen Erstattungsstaates. Die ausländische Finanzbehörde kann außerdem im Rahmen ihrer Prüfung weitere Unterlagen oder Originalbelege verlangen.
Die konkreten Anforderungen sollten deshalb für jedes Land gesondert geprüft werden. Deutsche Betragsgrenzen und Beleganforderungen können nicht ohne Weiteres auf andere EU-Mitgliedstaaten übertragen werden.
Für das Vorsteuervergütungsverfahren innerhalb der EU gelten grundsätzlich folgende Mindestvergütungsbeträge:
Der Vergütungszeitraum darf grundsätzlich nicht kürzer als drei Monate und nicht länger als ein Kalenderjahr sein. Eine Ausnahme gilt für den verbleibenden Zeitraum am Ende eines Kalenderjahres.
Ein Unternehmen hat zwischen Januar und März 2026 in Frankreich erstattungsfähige Vorsteuer von insgesamt 480 Euro gezahlt. Ein Antrag für diesen Dreimonatszeitraum kann grundsätzlich gestellt werden.
Beträgt die Vorsteuer dagegen nur 280 Euro, kann das Unternehmen die Belege zunächst weiter sammeln und einen längeren Vergütungszeitraum wählen. Wird ein Antrag für das gesamte Kalenderjahr gestellt, genügt grundsätzlich ein Erstattungsbetrag von mindestens 50 Euro.
Die Erstattungsfähigkeit richtet sich nach dem Umsatzsteuerrecht des Landes, in dem die Umsatzsteuer gezahlt wurde.
Das bedeutet: Eine Ausgabe kann in einem Mitgliedstaat vollständig erstattungsfähig sein, in einem anderen Staat jedoch nur teilweise oder überhaupt nicht.
Besonders häufig bestehen Einschränkungen bei:
Eine deutsche Vorsteuerabzugsberechtigung allein genügt daher nicht. Vor der Antragstellung muss zusätzlich geprüft werden, ob die jeweilige Ausgabe nach dem Recht des Erstattungsstaates zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Die EU-Kommission stellt hierzu länderspezifische Informationen zur Vorsteuervergütung und zu möglichen Einschränkungen des Vorsteuerabzugs bereit.
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn ein ausländischer Lieferant Umsatzsteuer berechnet hat, obwohl die Leistung möglicherweise ohne Umsatzsteuer oder im Reverse-Charge-Verfahren abzurechnen gewesen wäre.
Ein Beispiel sind bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen zwischen Unternehmen. Liegt der Leistungsort beim deutschen Unternehmenskunden, hätte der ausländische Dienstleister möglicherweise keine lokale Umsatzsteuer ausweisen dürfen.
In solchen Fällen kann die ausländische Finanzbehörde die Vorsteuervergütung ablehnen. Der richtige Weg besteht dann regelmäßig darin, beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung und die Rückzahlung der zu Unrecht berechneten Umsatzsteuer anzufordern.
Wichtig:
Vor der Antragstellung sollte nicht nur geprüft werden, ob Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen wurde. Es muss auch geklärt werden, ob diese Umsatzsteuer rechtlich tatsächlich geschuldet war.
Ein deutscher Onlinehändler nimmt an einer Fachmesse in Paris teil. Ihm entstehen unter anderem folgende Kosten:
Der Händler erzielt in Frankreich keine lokalen Warenverkäufe und unterhält dort kein Warenlager.
Vor der Antragstellung sind insbesondere folgende Punkte zu prüfen:
Die französische Umsatzsteuer darf nicht in der deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer abgezogen werden. Soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, kann sie über einen elektronischen Vergütungsantrag zurückgefordert werden.
Im EU-Verfahren muss der Erstattungsstaat dem Antragsteller grundsätzlich innerhalb von vier Monaten mitteilen, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wird.
Fordert die Behörde zusätzliche Informationen an, kann sich die Bearbeitungsdauer verlängern.
Die tatsächliche Dauer hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
Für Staaten außerhalb der Europäischen Union gibt es kein einheitliches elektronisches EU-Verfahren.
Ob eine Erstattung möglich ist, richtet sich nach dem nationalen Recht des jeweiligen Drittstaates. Dabei kann insbesondere die sogenannte Gegenseitigkeit eine Rolle spielen. Das bedeutet vereinfacht, dass eine Erstattung davon abhängig sein kann, ob der Ansässigkeitsstaat vergleichbare Erstattungsmöglichkeiten für ausländische Unternehmen gewährt.
Zusätzlich können Drittländer:
Die Voraussetzungen müssen daher für jeden Drittstaat gesondert geprüft werden.
Das Vorsteuervergütungsverfahren darf nicht mit dem One-Stop-Shop-Verfahren verwechselt werden. Über den OSS werden bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze zentral erklärt. Das Vorsteuervergütungsverfahren dient dagegen der Erstattung bestimmter ausländischer Vorsteuerbeträge.
Weitere Informationen zur zentralen Erklärung grenzüberschreitender Umsätze findest du auf unserer Seite zum One-Stop-Shop-Verfahren.
Erbringt ein Unternehmen im betreffenden Staat weitere Umsätze, die nicht über eine Sonderregelung abgedeckt werden, kann stattdessen eine lokale Umsatzsteuerregistrierung erforderlich sein.
Der 30. September des Folgejahres ist eine eigenständige Frist. Die Verlängerung einer deutschen Steuererklärungsfrist verlängert die Frist für das Vorsteuervergütungsverfahren nicht automatisch.
So vermeidest du den Fehler: Erfasse ausländische Umsatzsteuer laufend und bereite die Anträge spätestens einige Wochen vor dem Fristablauf vor.
In der deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich nur nach deutschem Recht abziehbare Vorsteuer zu erfassen. Ausländische Umsatzsteuer gehört dort nicht hinein.
So vermeidest du den Fehler: Buche ausländische Steuerbeträge auf separaten Konten oder verwende eindeutige Buchungsschlüssel.
Wer im Erstattungsstaat lokale steuerpflichtige Umsätze ausführt oder dort Waren lagert, kann das Vergütungsverfahren möglicherweise nicht nutzen.
So vermeidest du den Fehler: Prüfe vor der Antragstellung die Warenbewegungen, Lagerorte und ausländischen Umsätze.
Ist die Rechnung ausschließlich an eine Privatperson oder einen Mitarbeiter adressiert, kann die betriebliche Zuordnung problematisch sein.
So vermeidest du den Fehler: Gib bei Hotel-, Messe- und Mietwagenbuchungen das Unternehmen als Rechnungsempfänger an.
Eine formal auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist nicht automatisch erstattungsfähig.
So vermeidest du den Fehler: Prüfe bei grenzüberschreitenden Leistungen zunächst den Leistungsort und die Steuerschuldnerschaft.
Insbesondere Fahrzeug-, Kraftstoff-, Hotel- und Bewirtungskosten werden in den EU-Mitgliedstaaten unterschiedlich behandelt.
So vermeidest du den Fehler: Kontrolliere die Erstattungsregeln für jede Ausgabenkategorie und jeden Erstattungsstaat gesondert.
Für eine strukturierte Prüfung sollten mindestens folgende Informationen und Unterlagen vorliegen:
Bei E-Commerce-Unternehmen sollten zusätzlich die verwendeten Fulfillment-Lager, Marktplätze und grenzüberschreitenden Warenbewegungen abgestimmt werden.
Eine vollständig digitale Buchhaltung erleichtert es, ausländische Rechnungen rechtzeitig zu erkennen und nach Ländern auszuwerten. Mehr über unsere digitale Zusammenarbeit erfährst du auf der Seite Online-Steuerberater für digitales Business.
Unternehmen mit regelmäßig anfallenden Auslandskosten sollten hierfür einen festen jährlichen oder quartalsweisen Prozess einrichten.
Grundsätzlich nein. Ausländische Umsatzsteuer wird nicht als deutsche Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht. Sie ist entweder über das Vorsteuervergütungsverfahren oder bei bestehender Registrierung über die Umsatzsteuererklärung des betreffenden Landes zurückzufordern.
Für Vorsteuerbeträge aus anderen EU-Mitgliedstaaten endet die reguläre Antragsfrist am 30. September 2026.
Nein. Für jeden Erstattungsstaat ist ein eigener Antrag erforderlich.
Bei einem Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten, aber weniger als einem Jahr, muss der Erstattungsbetrag grundsätzlich mindestens 400 Euro betragen. Bei einem Jahresantrag oder einem Antrag für den verbleibenden Rest des Kalenderjahres liegt der Mindestbetrag grundsätzlich bei 50 Euro.
Nein. Die Erstattungsfähigkeit richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Landes. Einige Staaten schränken den Vorsteuerabzug aus Übernachtungs-, Bewirtungs-, Fahrzeug- oder Repräsentationskosten ein.
Eine verspätete Antragstellung kann zum vollständigen Verlust des Erstattungsanspruchs führen. Die Anträge sollten deshalb nicht erst unmittelbar vor dem 30. September vorbereitet werden.
Das muss gesondert geprüft werden. Eine Warenlagerung kann eine ausländische Umsatzsteuerregistrierung auslösen. In diesem Fall werden Vorsteuerbeträge häufig über die lokale Umsatzsteuererklärung und nicht über das Vorsteuervergütungsverfahren geltend gemacht.
Das Vorsteuervergütungsverfahren kann sich bereits bei einzelnen Messebesuchen, Geschäftsreisen oder größeren Auslandsrechnungen finanziell lohnen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Umsatzsteuer rechtmäßig berechnet wurde, die Rechnung den jeweiligen Anforderungen entspricht und im betreffenden Staat keine eigene Registrierungspflicht entgegensteht.
Besonders bei internationalen Warenbewegungen und ausländischen Fulfillment-Lagern sollte vor der Antragstellung geprüft werden, ob tatsächlich ein Vergütungsfall oder bereits eine ausländische Umsatzsteuerpflicht vorliegt.
FORTAX unterstützt Unternehmen und Onlinehändler bei der Prüfung ausländischer Umsatzsteuersachverhalte, der Einordnung grenzüberschreitender Warenbewegungen und der Vorbereitung von Vorsteuervergütungsanträgen. Weitere aktuelle Fachbeiträge findest du in unserem FORTAX-Blog für E-Commerce und digitales Business.
Wir prüfen, ob eine Vorsteuervergütung möglich ist oder ob im Ausland eine Umsatzsteuerregistrierung erforderlich wird.
Stand: 17. Juli 2026
Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen zum Vorsteuervergütungsverfahren und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Die Voraussetzungen, Erstattungsbeschränkungen, Beleganforderungen und Fristen können je nach Staat und Sachverhalt abweichen. Vor einer Antragstellung sollten insbesondere die ausländischen Umsätze, Warenbewegungen, Lagerorte und Rechnungen geprüft werden.
Fachliche Prüfung: Adrian Stricker